Julius Gregorauskas, įmonės „Blue Bridge Bond“ dinaminių IT paslaugų skyriaus vadovas
Informacinės technologijos neabejotinai yra vienas svarbiausių variklių, padedančių šiuolaikiniam verslui dirbti efektyviai. Kita vertus, dažnai tenka išgirsti, kad IT ir verslo atstovai paprasčiausiai nesusikalba. Vieni IT vertina kaip neišvengiamų išlaidų šaltinį, kiti – skundžiasi, kad verslas nepakankamai išnaudoja tai, ką jiems gali suteikti informacinės technologijos. Bet kokiu atveju nuo to nei vieniems, nei kitiems dirbti kartu lengviau netampa.
Sustyguoti verslą ir IT padėtų naujas požiūris
Pradėkime nuo to, kad neretai verslas ir IT nesusikalba ne dėl noro stokos, o todėl kad šneka skirtingomis kalbomis ir vieni kitų nesupranta. Tuomet linkstama į kraštutinumus. Arba įmonė savo IT ūkio valdymui suteikia visišką autonomiją (remiamasi principu „kaip galime valdyti to, ko nesuprantame?“). Arba įmonės vadovai ar kiti darbuotojai pradeda patys gilintis į technologines šios srities detales, taip tarsi prisiimdami IT specialisto vaidmenį, o kartu gaišdami laiką, kurį galėjo skirti tiesioginėms savo pareigoms.
Išeitis iš tokios padėties gali būti paprasta – į IT pažvelgti kitu kampu, t. y. pradėti vertinti jas kaip paslaugą, kurią gauna verslas.
Minėtas būdas jau užsitikrino rimtas pozicijas tarp verslo atstovų pasaulyje. Lietuvoje jis vis dar žengia pirmuosius žingsnius. Taip žiūrėti į IT prieš gerą dešimtmetį pasiūlė Didžiosios Britanijos viešųjų pirkimų tarnyba, o jų apibrėžtos IT valdymo praktikos vėliau įgavo pavadinimą ITIL (angl. Information Technology Infrastructure Library) bei tapo standartu tiek tarp verslo atstovų, tiek tarp IT paslaugų teikėjų.
Toks požiūris skatina aiškiai ir suprantamai apsibrėžti, ko verslui reikia ir ko jis tikisi iš IT. Kitaip tariant, konkrečiai suformuluoti poreikius ir juos perduoti savo IT paslaugų teikėjui, kuris įmonei pasiūlytų efektyviausius sprendimus. Tai ne tik pagerina abiejų pusių komunikaciją, o tuo pačiu paslaugų kokybę, bet ir leidžia verslui nesunkiai pamatuoti IT veiklos rezultatus. Kalbant paprasčiau, IT pagaliau supranta, ko verslas nori iš jų, o verslas supranta, ką jie gauna.
Rekomenduojama susidaryti sąrašą
Kaip tai veikia praktiškai? Verslo atstovai gali pradėti nuo to, kad tiesiog susidarytų paslaugų, kurias jau gauna ar norėtų gauti iš savo IT paslaugų teikėjo, sąrašą. Sudarant jį, reikėtų atsakyti į šiuos klausimus: kokios IT funkcijos būtinos įmonei vykdyti veiklą, kokiems komandos nariams reikia konkrečių funkcijų, ką kasdien pasitelkiame, norėdami apdoroti mums reikalingą informaciją. Pavyzdžiui, įmonei reikia siųsti ir gauti elektroninius laiškus, kurti ir saugoti bendrus dokumentus ir prezentacijas ir kt. Tokiam vertinimui patartina pasitelkti ir paprasčiausią logiką – tiesiog pagalvoti, kas atsitiktų, jeigu vienos ar kitos IT funkcijos įmonėje nebūtų – ar tai smarkiai sutrikdytų jos veiklą?
Turėdama šią informaciją, įmonė gali lengviau nusistatyti konkrečius reikalavimus, ką ji laiko kokybiška IT paslauga. ITIL metodologija įvardina nemažai tokių parametrų, tačiau tik pradedant savo IT ūkio pertvarkymą, patartina susikoncentruoti į du svarbiausius. Tai yra paslaugos pasiekiamumas ir jos pajėgumas. Tarkime, el. pašto paslaugai pasiekiamumo reikalavimas galėtų būti 95 proc., t. y. paslauga per tam tikrą laikotarpį turi sklandžiai veikti ne mažiau kaip tokią laiko dalį. Pajėgumo reikalavimas šiai paslaugai galėtų būti 1 GB, t. y. pašto dėžutės dydis, būtinas darbo reikmėms.
Beje, toks IT paslaugų vertinimo procesas nėra toks ilgas ir sudėtingas, kaip gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio. Apie kiekvieną paslaugą užtenka pasižymėti vieną sakinį ir keletą skaičių. Tad mažai ar vidutinei įmonei tokią savo IT poreikių kristalizaciją galima būtų pasiekti per poros valandų diskusiją. Kita vertus, kelios investuotos valandos padės verslui ir IT ateityje bendrauti daug sklandžiau ir palengvins darbą abiems pusėms.
Reikėtų atkreipti dėmesį, kad, atliekant tokį vertinimą, tikrai nepatartina susikoncentruoti į priemones, kurios reikalingos naudojantis konkrečiomis IT funkcijomis. Pavyzdžiui, jeigu verslui reikia turėti bendrus kalendorius, leidžiančius paprasčiau organizuoti vidinius susitikimus arba bendrų resursų rezervavimą, jis neturėtų gilintis į tai, kokią technologinę platformą tam panaudoti. Tai jau IT paslaugų teikėjo kompetencija – gavęs aiškiai suformuluotus reikalavimus jis turi rasti tinkamiausią sprendimą.
Ką rinktis – nuosavą IT ar išorinį paslaugų teikėją?
Jeigu pradėsime žiūrėti į IT kaip paslaugą, tai pastebėsime, kad pamažu dingsta IT nuosavybės įprotis bei poreikis. Taip yra dėl to, kad informacines technologijas imame suprasti, kaip tam tikras funkcijas, kurias naudojame, o ne kaip po stalu stovintį serverį.
Jau ne vienus metus kompanijos visame pasaulyje susiduria su dilema – ar verslas viską turėtų daryti pats, ar tik orientuotis į pagrindinę veiklą? Vienareikšmio atsakymo į šį klausimą nėra. Tačiau pastebimos tendencijos, kad tarp smulkaus ir vidutinio verslo įmonių vis labiau populiarėja „back-office“ darbus (buhalterinės apskaitos, rinkodaros ar IT) įsigyti kaip paslaugas iš besispecializuojančių kompanijų. Mat šios veiklos smulkiam ir vidutiniam verslui dažniausiai yra tik pagalbinės, o išlaikyti vidinius minėtų sričių specialistus yra per brangu.
Patirtis rodo, kad didžiosios įmonės yra labiau linkusios į nuosavą IT, o mažos ir vidutinės bendrovės dažniau renkasi išorines paslaugas. Ši koncepcija remiasi masto ekonomija, t.y. galima gauti kokybiškesnes paslaugas (išlaikyti aukštą kompetenciją paslaugų teikėjui yra lengviau) ir pigiau patenkinti savo IT poreikius (nemaža IT kaštų dalis yra fiksuota ir ją dalinasi visi paslaugų teikėjo klientai).
Natūralu, kad įmonės, ketinančios pradėti naudotis IT kaip paslauga, susiduria su tam tikromis abejonėmis. Pirmiausia reikia įvertinti rizikas, kurios yra natūralus dalykas darant bet kokį pokytį. Kokios jos? Visų pirma tai pasitikėjimas savo IT paslaugų teikėju – juk jam suteikiamas priėjimas prie įmonės duomenų.
Antra – jau minėtas savo IT poreikių įvertinimas – apsispręsti, kokių IT funkcijų verslui reikia, ir tiesiog paieškoti, kuri specializuota įmonė teikia jas kokybiškai ir už tinkamą kainą. Pokyčių tikrai nereikia pradėti nuo revoliucijos, išmetant viską, kas sena, ir pakeičiant naujovėmis. Pradėti patartina pamažu, nuo kokios nors vienos standartinės, tačiau įmonei svarbios paslaugos, tarkime, el. pašto. Dar geriau pradėti nuo IT paslaugos, kuria dar nesinaudojote, bet norite įsidiegti, pavyzdžiui, projektų valdymo sistemos. Tiesiog „pasimatuokite“, kaip šis modelis tinka įmonei, ir jeigu viskas tinka – judėkite toliau.